Frågor om momsbeskattningens faktureringsbestämmelser

På grund av det stora antalet förfrågningar som kommit till Skattestyrelsen, kompletterar Skattestyrelsen den 30.6.2003 givna anvisningen Kraven på fakturan i momsbeskattningen, Dnr 1731/40/2003. Efter att anvisningen gavs har det framförts frågor särskilt då det gäller de allmänna fakturauppgifterna.

Det är inte meningen att momsbeskattningens bestämmelser om fakturering ändrar handelsbruk.

Rekommendationerna och exemplen i denna anvisning och anvisningen 30.6.2003 är avsedda till den skattskyldiges hjälp. Till exempel då säljaren till kommunen överlåter momsfria tjänster och varor som avser hälso- och sjukvård samt socialvård kan säljaren som alternativa anteckningar använda MomsL 34, 36, 37 eller 130a §. De framlagda rekommendationerna och exemplen är inte heller uttömmande.

I fakturor i vilka det är tillräckligt att använda de mindre strikta kraven på innehåll och även i alla andra fakturor får det finnas mera information än vad bestämmelserna förutsätter. Till exempel en hotellfaktura på högst 1 000 euro behöver inte innehålla köparens namn (övernattarens arbetsgivares namn) men får innehålla övernattarens (arbetstagarens) namn.

Om fakturans begrepp

En faktura kan bestå av flera separata handlingar. På grund härav, behöver inte alla anteckningar som momslagen kräver vara i den egentliga fakturan, om uppgifterna är i en annan handling som finns hos både säljaren och köparen. Till exempel kan varans leveranstidpunkt vara antecknad i fraktsedeln. Faktura som avser momspliktig uthyrning av nyttjanderätt till fastighet kan bestå av kontraktet som gjorts mellan hyresvärden (säljaren) och arrendatorn (köparen) och den kompletteras av bankgiron. Alla uppgifterna kan även finnas i hyreskontraktet och bankgiron skickas inte alls. Det är tillräckligt att handlingar tillsammans innehåller lagens krav på fakturainnehållet.

En faktura av ett kreditkortsbolag anses inte vara av säljaren utfärdad faktura. Specifikationen som kreditkortsbolaget ger i samband med fakturan över inköpen som kreditkortinnehavaren har gjort, är inte en faktura som berättigar till avdrag utan avdragen görs på grundval av kvitto eller annan faktura som utfärdats av den egentliga varans eller tjänstens försäljare.

Ett verifikat som betecknas som faktura behöver inte vara rubricerad ”Faktura”. Avgörande för att handlingen utgör faktura i momsbeskattningen är att handlingen innehåller de tillräckliga uppgifterna och tillräckliga hänvisningarna till andra handlingar.

Frågor om de allmänna fakturauppgifterna

Skall köparen säljarspecifikt löpande numrera de fakturor som han upprättar?

I en självfaktureringssituation dvs. då försäljaren och köparen har kommit överens om att köparen upprättar fakturorna borde fakturorna hos säljaren vara i en komplett serie. Skattestyrelsen anser att köparen i en dylik situation kan använda samma löpande serie för alla säljare.

I en utbyteshandelssituation kan man med samma faktura både köpa och sälja varor. Dylika situationer förekommer t.ex. i bilhandeln där bilförsäljaren upprättar fakturan och då både bilen som säljs och bilen som köps av kunden i utbyte antecknas i samma faktura. Eftersom här sker två transaktioner numrerar bilhandeln sin egen försäljningsfaktura och fakturan med vilken säljaren säljer utbytesbilen. Fakturan skall innehålla två numreringar. För tydlighetens skull konstaterar Skattestyrelsen att det inte är tillåtet att nettobokföra priser och skatter.

Är det tillräckligt att i fakturan endast anteckna säljarens momsnummer med FI i början?

Företags- och organisationsdatalagen (244/2001) trädde i kraft 1.4.2001. Enligt lagens 15§ skall företagen anteckna sitt FO-nummer i sina brev och blanketter. Enligt lagens övergångsbestämmelser skulle sådana företag som inte ännu med stöd av annan lag varit skyldiga att använda ett nummer som motsvarar FO-numret inom ett år uppge FO-numret i sina blanketter. Som en benämning som motsvarar företags- och organisationsnummer som vid tidpunkten då lagen trädde ikraft var antecknade i faktura- och andra blanketter kunde man använda as-signumet under tre års tid efter lagens ikraftträdande. Denna tre års frist går ut den 1.4.2004.

På grund av det ovan nämnda konstaterar Skattestyrelsen att alla momsskyldiga senast den 1.4.2004 bör uppge sitt FO-nummer i sina blanketter. På grund härav, är det inte tillräckligt att en momsskyldig näringsidkare i sina fakturor endast antecknar sitt momsnummer med FI i början som används i vissa situationer i internationell handel.

Ytterligare ska köparen då han gör inköpsavdrag så enkelt som möjligt från FODS-informationstjänsten kunna utreda att säljaren är momsregistrerad utan att han behöver upplösa momsnumret med FI i början till FO-nummer.

Säljaren får utöver sitt FO-nummer i fakturan anteckna sitt momsnummer med FI i början.

Skall säljarens och köparens namn- och adressuppgifter vara fullständiga?

I regel ska i fakturan antecknas säljarens och köparens firma eller bifirma under vilken näringsidkaren är införd i handelsregistret. Om näringsidkaren inte är införd i handelsregistret, används det namn som finns i skatteförvaltningens register.

I enlighet med det ovan nämnda ska i fakturan antecknas säljarens FO-nummer. Eftersom FO-numret specificerar säljaren, anser Skattestyrelsen att köparen får göra avdrag för en faktura i vilket det finns ett skrivfel säljarens namn eller skriv- eller bokstaveringssättet skiljer sig från det namn som finns i företags- och organisationsdatasystemet, det fattas en del av säljarens namn eller säljarens adress är bristfällig.

Köparen får även göra avdrag för en faktura som har ett mindre fel i köparens namn eller skriv- eller bokstaveringssättet skiljer sig från det namn som finns i företags- och organisationsdatasystemet.

Om säljarens eller köparens officiella namn är Oy Företag Ab, kan det i fakturan vara i formen Företag Oy, Företag Oy Ab, Oy Företag, Ab Företag eller Företag Ab. Om företagets namn är på många språk räcker det med ett av dem, t.ex. Villes Butik Ab – Villen Putiikki Oy.

Ytterligare kan man både i köparens och säljarens namn förkorta högspråkets ord som t.ex. ömsesidig, fastighet och revisionsbyrå. Det väsentliga är att man inte kan sammanblanda säljaren eller köparen med en annan näringsidkare.

Utöver säljarens och köparens namn kan i fakturan antecknas namnet på den som handlägger fakturan.

Som köparens adressuppgift kan i stället för gatuadressen också användas postboxadress, postnummeradress eller om fakturan levereras med e-post företagets e-postadress. Fakturans utsändningsadress kan vara en annan adress än köparens adress dvs. fakturan kan t.ex. sändas till revisionsbyrån, åt disponenten, till koncernens servicebolag eller till scanningstjänst.

Vilket namn antecknas i fakturan om näringsidkaren också har en firma som är införd handelsregistret?

I fakturan kan användas både den registrerade firman och personens namn.

Om den fysiska personen har en registrerad firma, hittar man inte personens namn utan endast firman i företags- och organisationsdatasystemet då man söker med FO-numret. Dylika momsregistrerade fysiska personer hittar man dock i företags- och organisationsdatasystemet då man som sökord använder namnet. I allmänhet är dessa näringsidkare primärproducenter.

Om firman inte är registrerad kan det inte ensamt användas i fakturan.

Vilket namn antecknas i fakturan då makarna tillsammans idkar primärproduktion och FO-numret är endast utfärdat åt den ena av makarna?

Då makar tillsammans idkar verksamhet har FO-numret endast utfärdats åt den ena av makarna. Makar som tillsammans driver jordbruk bildar i momsbeskattningen en sammanslutning. Av praktiska skäl är denna sammanslutning dock införd i momsregistret endast i den ena av makarnas namn och FO-numret har endast givits åt denne. Sammanslutningen har således inte ett eget FO-nummer.

I fakturan kan utöver namnet på den av makarna som införts i registret även antecknas namnet på den andra av maken eller makan.

Skall varans leveransdag, dagen då tjänsten utförs eller betalningsdagen dåförskottsbetalningen sker skilt antecknas i fakturan?

Då varans leveransdag eller dagen då tjänsten utförs är samma som faktureringsdagen, behöver inte leveransdagen eller dagen för utförande skilt uppges i fakturan. Om möjligt, kan i fakturan användas anteckningen fakturans datum/varans leveransdag eller fakturans datum/dagen för tjänstens utförande.

Betalningsdagen för förskottsbetalning antecknas i faktura som avser förskottsbetalningen endast då detta är möjligt. Betalningsdagarna för förskottsbetalningarna behöver inte uppges i slutfakturan. I slutfakturan ska uppges leveransdagen.

Kan enhetspriset omfatta flera förnödenheter?

Som tidigare har konstaterats är det inte meningen att momsbeskattningens bestämmelser om fakturering ändrar handelsbruk. Om t.ex. enhetspriset är bestämt för 100 stycken varor, är denna mängd som omfattar 100 stycken en enhet.

Även ett produktpaket som säljs till ett totalpris kan anses vara en enhet. Till exempel då hotellet säljer ett hotellpaket som innehåller självproducerade andelar dvs. inkvartering och frukost samt teaterbiljetter köpta av teatern, kan som enhetspriset anses vara teaterpakethelhetens pris per person. Om pakethelheten innehåller förnödenheter som har olika skattesatser görs skattespecifikationen så att skattegrunden framställs enligt skattesats och skattens belopp antingen som en totalsumma eller enligt skattesats.

Hur uppges en prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset i fakturan?

Om prisnedsättningen eller rabatten inte har beaktats i enhetspriset kan den uppges antingen i procent eller penningbelopp.

Man behöver inte uppge prisnedsättningens eller rabattens mängd radvis utan den kan uppges var som helst i fakturan.

Hur hänvisar man i kreditfakturan till den ursprungliga fakturan?

Då man beviljar årsrabatt är det tillräckligt att man t.ex. hänvisar till den tidsperiod för vilken rabatten beviljas. Man behöver således inte hänvisa till fakturorna. Det är tillräckligt att hänvisa till tidsperioden även då prisnedsättningen endast avser en viss produktgrupp.

Att hänvisa till den ursprungliga fakturan med vilka näringsidkaren har överlåtit returnerade förpackningar eller transporttillbehör kan i praktiken vara omöjligt. På grund härav, konstaterar Skattestyrelsen att i dylika fall hänvisas till den ursprungliga fakturan då det är möjligt.

Får köparen komplettera en inköpsfaktura som avser internationell handel, om inköpsfakturan saknar köparens momsnummer, anteckningen ”Omvänd skattskyldighet” eller hänvisningen till momslagen i säljarens land eller mervärdesskattedirektivets bestämmelse?

Köparen kan då även själv komplettera verifikatet som han fått av säljaren. Från den kompletterade fakturan ska framgå vilka uppgifter som är ursprungliga.

Är förutsättningen för köparens avdragsrätt då omvänd skattskyldighet tillämpas, att i inköpsfakturan från utlandet har uppgetts den köpta förnödenhetens skattesats?

Momslagens krav på att i fakturan ska antecknas skattesats och skattens belopp avses skatt som säljaren själv är skyldig att betala. Då omvänd skattskyldighet tillämpas finns det i fakturan inte antecknat skattesats eller skattens belopp. Köparen kompletterar inte dessa uppgifter i fakturan.

Frågor om vidaredebitering av kostnader

Ett skattskyldigt företag kan betala kostnader som hör till ett annat företags skattepliktiga affärsverksamhet, t.ex. en arbetstagares rese- och hotellkostnader som arbetar i ett annat företag i samma koncern. I denna situation kunde man tidigare tillämpa Skattestyrelsens 2.6.1997 givna anvisning Dnr 2012/40/97 ”Vidaredebitering av kostnader”. Anvisningen har upphävts fr.o.m. 1.1.2004 på grund av de nya bestämmelserna om fakturering.

Skattestyrelsen anser, då företaget till det vidaredebiterade beloppet lägger sitt eget arvode att det inte är frågan om vidaredebitering av kostnader utan försäljning. På försäljningen tillämpas bestämmelserna om försäljning av varor och tjänster.

Förfarandet om fördelningen av kostnader tillämpas inte på vidareförsäljning av varor och tjänster utan endast på fördelning av kostnader.

Hur ska företaget A förfara om det arrangerar ett evenemang som omfattar flera företag och debiterar företagen som deltar i evenemanget deras andelar?

Företaget A arrangerar en för flera företag gemensam tillställning som kan vara ett möte, en kurs eller en representationstillställning. Företaget A betalar tillställningens kostnader såsom hyra för utrymme, mat- och kaffeservering samt rese- och inkvarteringskostnader och debiterar företagen B och C deras andelar av kostnaderna som sådana utan att lägga till egna omkostnader eller täckningsbidrag.

Företaget A gör avdrag för den del av kostnadernas skatt som blir åt det självt om det inte är frågan om en representationstillställning eller annat bruk som inte berättigar till avdrag. A avdrar den skatt som ingår i den andelen som A vidaredebiterar av B och C och lägger moms på de vidaredebiterade andelarna till B och C enligt den ursprungliga skattesatsen. B och C avdrar momsen om ingår i A:s debiteringar om det för deras del är frågan om avdragbart inköp.

Hur förfara då en del av kostnaderna debiteras av ett utländskt dotterbolag?

Inkvarteringsverksamhet, restaurangverksamhet, persontransport och arrangemang av tillställningar är alla sådana tjänster för vilka om de utförs i Finland ska betalas finsk moms även om de debiteras från utlandet. På grund härav, gäller det ovanstående förfarandet även debiteringar som görs till utlandet.

På vidaredebiterade kostnader tillämpas momslagens bestämmelser om försäljningsland. På grund härav, om ett företag vidaredebiterar t.ex. marknadsföringskostnader från ett utländskt dotterbolag har den som vidaredebiterar rätt att avdra skatten och vidaredebiteringen är momsfri.

Utredning över energikostnader

Köparen får göra avdrag för köpta energinyttigheter också i det fall att hyresvärden debiterar energikostnaden skilt från den  momsfria hyran eller det momsfria vederlaget. Debiteringen av energin anses vara i 209d § MomsL avsedd utredning om den innehåller de uppgifter som lagen kräver eller om uppgifterna framgår från de övriga handlingarna.

Om avdragsrätten

Fakturan är en formell handling som hänför sig till köparens avdragsrätt med vilken man visar att ett avdragbart köp har skett. Ur fakturan framgår vem som är säljare och vem som är köpare.

Skatteverket kan godkänna avdraget trots att den skattskyldige inte har en faktura som uppfyller lagens krav på innehållet om den skattskyldige på annat sätt visar att han har rätt till avdrag.

På avdragsrätten i momsbeskattningen inverkar förutom fakturan alla fakta och köparen får göra avdrag med stöd av alla existerande fakta.
 
Ett skrivfel eller annat motsvarande mindre fel fråntar inte köparen hans avdragsrätt då köparen anskaffar förnödenheten för sin momspliktiga affärsverksamhet och anskaffningen inte är underkastad begränsningarna i avdragsrätten. Om det t.ex. är fel i enhetspriset men fakturans slutsumma är rätt har köparen rätt att göra avdrag. I en sådan situation behöver köparen inte be säljaren om en korrigerad faktura.

Biträdande direktör  Anneli Kukkonen

Överinspektör  Iris Kavonius