a a a

Atk-verotarkastus – Ohje verovelvolliselle

Voimassaolo: Toistaiseksi

Atk-verotarkastus osana verotarkastusta 

Verohallinnon asiakkaiden verotarkastukset toteutetaan nykyisin atk-verotarkastuksina. Atk-verotarkastus tarkoittaa menettelyä, jossa hyödynnetään mahdollisimman paljon yrityksen sähköiseen muotoon arkistoituja taloushallinnon ja kirjanpidon liiketapahtumatiedostoja ja niiden aputiedostoja. Atk-verotarkastus helpottaa ja nopeuttaa verotarkastusta.

Verotarkastusaika yrityksessä lyhenee

Atk-verotarkastuksen hyöty asiakkaan kannalta on, että verotarkastusaika asiakkaan luona lyhenee, kun tarkastettavan aineiston läpikäynti tehdään pääosin virastossa yrityksestä saadun elektronisen kirjanpitoaineiston pohjalta. Aineisto on tarkastajien käytössä tietokoneilla myös tarkastuspaikalla. Verotarkastuksen aiheuttama rasitus asiakkaalle vähenee, kun useamman verolajin asiat tarkastetaan samalla kertaa ja samasta aineistosta. Tarkastuksen painopisteitä voidaan myös suunnitella etukäteen saadun aineiston perusteella ja näin voidaan tarkastuksella keskittyä esim. vain jonkun tai joidenkin verolajien asioihin.

Atk-verotarkastus aloitetaan noin 2 - 4 kuukautta ennen varsinaisen verotarkastuksen aloittamista. Atk-verotarkastaja perehtyy tarkastuskohteen kirjanpitojärjestelmään, sopii elektronisen aineiston luovuttamisesta (tietosisältö, tiedonsiirtoväline, toimitusaikataulu jne.), vastaanottaa tiedostot ja muokkaa aineiston verotarkastajien käyttämäksi tietokannaksi. Tarkastuksen vastuutarkastaja ja tarkastuskohde sopivat erikseen yrityksessä suoritettavan tarkastuksen aloitusajankohdan ja toteuttamisaikataulun.

Aineiston käsittelyssä ja säilyttämisessä noudatetaan verohallinnon tietoturvaohjeita ja salassapitosäännöksiä. Verotarkastajien tietokoneet ovat henkilökohtaisia ja ne on suojattu nykyaikaisin tavoin. Verotarkastajat huolehtivat siitä, että yrityksen tiedostoista luodut tarkastustietokannat poistetaan tietokoneista välittömästi tarkastuksen jälkeen. Yrityksen tietovälineet (esim. CD-levyt) palautetaan tai tuhotaan sopimuksen mukaan tarkastuksen päättymisen jälkeen. Verotus- tai maksuunpanopäätöksen jälkeen tarkastettavana ollut elektroninen aineisto poistetaan verohallinnon tietovarastoista ja poistamisesta ilmoitetaan yritykselle.

Oikeus saada verotarkastusta varten elektronisessa muodossa olevaa taloushallinnon aineistoa perustuu seuraaviin esitysvelvollisuutta ja tarkastusta koskeviin verosäännöksiin: Laki verotusmenettelystä 14 §, asetus verotusmenettelystä 3 §, arvonlisäverolaki 169 §, arvonlisäveroasetus 10 § ja ennakkoperintälaki 37 §.

Kauppa- ja teollisuusministeriö on antanut 26.1.1998 päätöksen (47/1998) kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Päätöksen ensimmäisessä luvussa käsitellään koneellisten tietovälineiden hyväksikäyttämistä. Kirjanpitolautakunta on 1.2.2011 antanut yleisohjeen tämän päätöksen soveltamisesta täsmällisemmin koneellisessa kirjanpidossa.

Sujuvan verotarkastuksen varmistamiseksi verohallinto kehottaa asiakkaitaan säilyttämään vientitasoisen, yksilöidyt liiketapahtumat sisältävän konekielisen kirjanpito- ja siihen liittyvän muun taloushallinnon aineiston yleisesti luettavassa muodossa 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Taloushallinnon järjestelmien tuottamien tietojen säilyttäminen ja tuottaminen verotarkastusta varten  

Verotarkastusta varten yrityksiä pyydetään säilyttämään tarkastettavalta ajalta seuraavat tiedostot ja tiedot sellaisessa yleisesti luettavassa muodossa, joka ei ole ohjelma- tai laitesidonnainen:

Kirjanpidon vientitasoinen tapahtumatiedosto, jossa on seuraavat tiedot siltä osin kun ne ovat yrityksessä käytössä

  • yritysnumero, tulosyksikkö 
  • tositelaji
  • tositenumero, jolla päästään alkuperäiseen, arkistoituun liiketapahtuman todentavaan tositteeseen
  • tositepäiväys / tapahtumapäiväys / kirjauskausi
  • tilinumero
  • kustannuspaikkanumero
  • euro (markka)- ja mahdollinen valuuttamäärä sekä valuuttakoodi
  • vientiselitteet, joita voi olla useita
  • projekti-, hanke-, investointi- , prosessi-, tuote- ja ym. numerot
  • asiakas- ja toimittajanumero
  • alv-koodi
  • muut mahdolliset tapahtuman yksilöimiseen liittyvät tietokentät.

Seuraavat aputiedostot siltä osin, kun nimitiedot eivät sisälly varsinaiseen tapahtumatiedostoon (esim. tilin tai kustannuspaikan nimi):

  • tilikartta, joka sisältää jokaisena tilikautena käytetyt tilinumerot ja nimet
  • kustannuspaikkaluettelot eri vuosilta (numerot ja nimet)
  • projekti-, hanke-, investointi-, prosessi-, tuote- ym. numeroluettelot eri tilikausilta (numerot ja nimet)
  • alv-koodiluettelot eri vuosilta (koodit selityksineen)
  • tositelajiluettelot eri vuosilta
  • tiedot eri tilikausina käytetyistä tositenumerosarjoista (tämä voi olla myös paperituloste)

Tiedostoina toimittaja- ja asiakasrekisteri, jossa on vähintään seuraavat tiedot:

  • ly- tai Y- sekä yhteisökaupan VAT-tunnus
  • asiakas- ja toimittajanumero
  • nimi
  • osoite
  • postinumero
  • maatunnus

Paperilla tai tiedostona:

  • tietuekuvaus kaikista tiedostoista
  • pitkä tuloslaskelma ja tase (saldot tileittäin) tarkastettavilta tilikausilta
  • mallilistaus paperilla tapahtumatiedoston alusta, mikäli numeeriset kentät ovat pakattuja

Verotarkastuksessa käytettävien tietojen tyyppi ja luovuttamisessa mahdolliset tiedonsiirtovälineet

Tiedostojen tulee olla tietuepituudeltaan kiinteämittaisia peräkkäistiedostoja ilman ohjelma- ja laitesidonnaisia ohjausmerkkejä (ei backup-tiedostoja). Kirjanpidon tapahtumatiedot sekä aputiedostot kuten tilikartat, kustannuspaikkaluettelot toimitetaan sovittavalla tietovälineellä, yleensä CD- tai DVD-levyllä.

Tiedostoista tulee ilmoittaa:

  • tietotyyppi (ascii / ebcdic)
  • onko aineistossa pakattuja kenttiä (kentät toivotaan avattuna)
  • tietueiden lukumäärä
  • tietueen pituus

Mikäli yrityksellä ei ole mahdollisuutta toimittaa taloushallinnon ja kirjanpidon tapahtumatiedostoja, voidaan verotarkastuksessa hyödyntää myös taloushallinnon ohjelmilla tuotettuja raporttitiedostoja tai tapahtumatasoisia päivä- ja pääkirjojen sekä osto- ja myyntireskontrien listatiedostoja.

Lisätietoja atk-verotarkastuksesta antavat verotarkastusyksiköiden ja Konserniverokeskuksen atk-verotarkastajat.



Sanasto

Sanastosta löydät keskeisimmät verotuksen termit.

A   B   E   H   I   J   K   L   M   O   P   R   S   T   V   Y

Sivu on viimeksi päivitetty 3.10.2005